Grundsätze einer guten Meeting-Kultur
Innerhalb dieses kurzen Artikels möchten wir nochmal auf die Grundsätze einer guten Meeting-Kultur eingehen. Die Inhalte des Artikels sind Ihnen möglicherweise bereits bekannt und vieles wird für Sie nicht neu sein, dennoch ist es sicherlich gut, die Grundsätze nochmals in Erinnerung zu rufen und diese ggf. mit der eigenen Arbeitsweise zu vergleichen und anschließend zu adaptieren.
Im Nachgang möchten wir die Grundsätze einer guten Meeting-Kultur bei Präsenzmeetings in die Welt der virtuellen Meetings übertragen und ableiten.
Grundsätze einer guten Meeting-Kultur: Präsenztermin
Vor dem Termin:
- Der Organisator verfasst das Ziel des Termins
- Der Organisator verfasst die Agenda
- Der Organisator bucht einen passenden Raum
- Sicherstellen, dass das Meeting pünktlich beginnt (als Organisator schon frühzeitig in den Raum gehen und die Hardware vorbereiten)
Während des Termins:
- Die Erwartungen an den Termin klar kommunizieren
- Das Ziel des Meetings nicht aus den Augen verlieren
- Nur themenbezogene Diskussionen führen
- Probleme und Konflikte bzgl. der Termindurchführung zielgerichtet lösen
- Der Termin endet pünktlich. Sollte das Thema noch nicht final geklärt sein, wird zum Folgetermin eingeladen
- Definition der nächsten Schritte
- Dokumentation aller resultierenden Tätigkeiten und zu Ordnung der Verantwortlichkeiten
Nach dem Termin:
- Nachbereitung des Meeting Protokolls
- Versand des Meeting Protokolls an alle Teilnehmer
- Die Verantwortlichen arbeiten die dokumentierten Aufgaben ab
Verhaltensregeln:
- Die Teilnehmer sagen dem Termin zu oder ab. Eine vorläufige Annahme schafft dem Organisator keine Transparenz über die tatsächliche Teilnahme
- Die Teilnehmer erscheinen pünktlich
- Die Teilnehmer kennen die Agenda und bereiten sich dementsprechend auf den Termin vor
- Es spricht immer nur eine Person, nie mehrere Personen parallel bzw. werden keine parallel laufende Diskussionen geführt.
Wie man sieht gibt es einige Dinge zu beachten um einen zielgerichteten Termin zu planen, durchzuführen und auch zum erfolgreich zum Abschluss zu bringen. Diese Meeting-Disziplin findet sich bei virtuellen Terminen ebenfalls wieder und ist meiner Meinung nach noch verschärft, da die Rahmenbedingungen zum Durchführen des Meetings dies erschweren.
Grundsätze einer guten Meeting-Kultur: virtuelle Termine
Grundsätzlich gelten die oben genannten Regeln auch für virtuelle Termine, ergänzend dazu sind noch folgende Punkte zu beachten.
Vor dem Termin:
- Der Organisator stellt einen virtuellen Meetingraum, sowie Einwahldaten zur Verfügung
- Der Organisator öffnet den virtuellen Meetingraum bereits einige Minuten bevor das eigentliche Meeting startet um sicherzustellen, dass die Technik einwandfrei funktioniert
Während des Termins:
- Die Teilnehmer stellen sich kurz mit Namen vor, sobald sie sich in die Konferenz geschaltet haben
Nach dem Termin:
- Nachbereitung des Meeting Protokolls
- Versand des Meeting Protokolls an alle Teilnehmer
- Die Verantwortlichen arbeiten die dokumentierten Aufgaben ab
Verhaltensregeln:
- Alle Teilnehmer die keinen Redebeitrag leisten, stellen sich auf „stumm“ um Nebengeräusche und ggf. Störungen zu reduzieren
Die hier aufgezeigten Grundsätze einer guten Meeting-Kultur sollen das Arbeiten erleichtern und Termine zielgerichtet zum Abschluss führen. Bitte bedenken Sie, dass eine gute Vor-, als auch Nachbereitung eines Termins ebenfalls Zeit in Anspruch nimmt. Daher sollten Sie als Organisator ausreichend Zeit einplanen um die hier gezeigten Maßnahmen durchführen zu können. Eine gute Vor- und Nachbereitung ist bereits der halbe Erfolg!
Sollten Sie noch weitere Punkte ergänzend zu der von uns erstellten Liste haben, so lassen Sie uns bitte daran teilhaben und senden Sie uns Ihren Vorschlag direkt über das Kontaktformular an uns!