Wie Covid-19 das Arbeitsumfeld verändert

Die gesamte Bevölkerung wurde von der Covid-19 Pandemie (Corona) hart getroffen. Ob es die Einschränkungen, in der Art und Weise, wie wir unser Leben gestalten oder die Veränderungen im beruflichen Alltag sind.

Daher beleuchten wir heute die Veränderungen im Arbeitsumfeld und die Erkenntnisse, die sich daraus ergeben.

Als im Februar 2020 sich die Berichte um eine mögliche neue Viruserkrankung, die die gesamte Welt bedrohen, und damit auch uns in Deutschland betreffen werden, erhöhte, dachte noch keiner an die Auswirkungen. Vielen Analysten und Wirtschaftsexperten war bewusst, dass sich diese auf unser wirtschaftliches Leben negativ auswirken wird.

Nicht so klar waren allerdings die Auswirkungen für den IT-Sektor. Viele Freiberufler und Beratungen hatten verschiedenste Szenarien prognostiziert. Diese Szenarien gingen von einer Zeit ohne jegliche Projekte bis hin zu einem Projektanstieg aus. Das sich die Arbeitsweisen aber stark verändern und gar eine neue Akzeptanz herausbildet, wurde so nicht erwartet.

Rückblickend auf die bereits fünf Monate anhaltende Pandemie, gibt es ein transparenteres Gesamtbild über die Situation und erlaubt Rückschlüsse auf die vergangene Zeit bzw. Ausblicke für die Zukunft.

Die neue Akzeptanz des Homeoffice

Seit Jahren wird von IT-Spezialisten ein höherer Anteil von Homeoffice gefordert. Speziell im Bereich der externen Berater, aber auch bei Entwicklern, die durchaus längere Anfahrtswege haben. Die Hintergründe dieser Forderung sind natürlich einerseits die persönlichen Einschränkungen, wie z.B. die tägliche Pendelstrecke, die daraus resultieren zu minimieren. Andererseits die bekannten Gegebenheiten auf den Projektflächen, wie z.B. eine laute Arbeitskulisse, die das fokussierte Arbeiten erschweren. Dies führt vor allem bei Entwicklern schnell zu Irritationen, da ihre Tätigkeit ein hohes Maß an Konzentration erfordert.

Es ist daher nicht ungewöhnlich, dass Entwickler und technisch arbeitende externe Mitarbeiter diese Forderung gerne in ihr Auftragsangebot oder in den Vertrag mit einfließen lassen.

Bisweilen haben sich die Unternehmen aber nur teilweise zu solchen Übereinkünften eingelassen. Meist wurden eins bis zwei Tage in nicht regelmäßiger Kadenz genehmigt bzw. toleriert. In Bezug auf eigene Mitarbeiter wurde diese Freiheit oft nicht gelebt. Dies führte zwangsweise zu einer ungleichen Behandlung von externen und internen Mitarbeitern.

Neben der ungleichen Behandlung, innerhalb der Organisation, wurden aber auch andere Gründe häufig angeführt. Diese sind hauptsächlich die Kommunikation bzw. die Zusammenarbeit innerhalb des Teams.

Erschwert wird dies in der aktuellen Remotearbeitsphase durch die fehlenden Investitionen der Unternehmen bezüglich der digitalen Kommunikationskanäle wie z.B. Screensharing, Internettelefonie und Präsentationsmöglichkeiten. Interne Sicherheitsrichtlinien untersagen häufig zu Recht die Nutzung von freien und nicht im Hause gehosteten Lösungen, aber es gibt keine oder nur schlecht nutzbare Alternativen.

Durch Covid-19 wurde das alles anders!

Um den Betrieb aufrechtzuhalten und um Projekte fertigzustellen wurden Ausnahmen bei den Einschränkungen hoffähig. Unternehmen die bereits vorher internen, als auch externen Mitarbeiten häufigeres Arbeiten aus dem Homeoffice erlaubt hatten und dementsprechend technisch vorbereitet waren, haben hier natürlich einen Wissens- und Erfolgsvorsprung. Durch die pandemiebedingten ausgesprochenen Kontaktverbote musste dies Überall unverzüglich umgesetzt werden.

Interessant hierbei ist die Beobachtung, dass die Ängste vieler Unternehmen und Organisationen hinsichtlich der Mitarbeiterproduktivität in den Hintergrund treten.

Agile Arbeitsweisen an verteilten Arbeitsplätzen

Im Zeitalter der agilen Software- und Produktentwicklung hat sich das Verständnis bezüglich der Kontrolle hinsichtlich Leistungserfüllung und Arbeitszeit gewandelt. Es geht nicht darum möglichst ununterbrochen acht Stunden seine Arbeit zu verrichten, sondern um die Qualität der geleisteten Arbeit.

In der agilen Arbeitswelt wird das Produkt in den Vordergrund gestellt und nicht wie jeder Mitarbeiter individuell seine Arbeit verrichtet.

Dies geht von unterschiedlichen Arbeitsplätzen wie z.B. aus dem Homeoffice heraus, genauso gut wie von der Projektfläche. Gerade da viele Tools und Hilfsmittel über das Internet bereitgestellt werden, ist der Ort der Leistungsfüllung vernachlässigbar geworden. Der Fokus hierbei ist die technische Bereitstellung der Tools und deren sicherheitstechnische Absicherung.

Es erfordert gut nutzbare VOIP oder Gruppenchats / Gesprächstools, sowie eine Möglichkeit gemeinsam die Arbeit zu organisieren (JIRA/ Confluence oder ähnliche Tools). Darüber hinaus ist eine gute Organisation von Gruppenevents zur Koordination der Arbeit unerlässlich. Mit Ausnahme der Tools, die über gesicherte und stabile Verbindungen verfügen müssen, ist alles andere bereits in Organisationen vorhanden, die agil Arbeiten. Zeitbegrenzte (Time-boxed) Zusammenkünfte sind weiterhin die Ultima Ratio in Bezug auf eine gute agile Arbeitsweise. Dennoch muss es möglich sein, dass sich zwei Mitarbeiter jederzeit in einem digitalen Café oder Besprechungsraum zusammenfinden können um bestimmte technische oder andere Inhalte gezielt zu diskutieren und auszuarbeiten.

Wird das Homeoffice den klassischen Betrieb verdrängen?

Im Zeitalter von Covid-19 ist diese Frage, unter Berücksichtigung der aktuellen Lage, temporär mit „Ja“ zu beantworten. Die Gesundheit der Mitarbeiter (egal ob intern oder extern) hat vor jeglichen unternehmerischen Aktivitäten Vorrang. Gerade das Zusammentreffen von vielen Menschen, nicht nur zu einem gesundheitlichen Problem einzelner, sondern von vielen führen kann.

Sobald aber die Covid-19 Situation beherrschbar wird, wird es interessant werden. Wir haben gelernt, dass unser bisheriges berufliches Leben durchaus realen Gefahren ausgesetzt ist. Das Verschwinden oder Beherrschen von Covid-19 bedeutet nicht, dass eine Rückkehr zum vorherigen Alltag automatisch in Kraft tritt.

Es ist klar geworden, dass Homeoffice, richtig angewendet und von den Unternehmen unterstützt, ein genauso guter Arbeitsplatz sein kann, wie z.B. der Platz im Büro. Arbeitsqualität und -motivation sind sogar stellenweise deutlich höher und führen zu einer höheren Zufriedenheit, sowie Produktivität des Einzelnen. Konflikte, die am Arbeitsplatz aufgrund von Nähe oder unmittelbar beobachteten Verhalten auftreten, treten im Homeoffice seltener bis gar nicht auf. Die Kosten, die für die Bereitstellung der Arbeitsplätze anfallen, verschwinden zwar nicht, sie werden durch einen höheren Aufwand in der technischen Umsetzung für das Homeoffice ersetzt. Dennoch verändert sich die Kostenstruktur und kann im Laufe der Zeit gesenkt werden (z.B. verringerte geringeren Büroflächenbedarf).

Die einheitliche Behandlung von Mitarbeitern, intern, als auch extern, wird ebenfalls gewahrt, dass sich wiederum positiv auf die Stimmung und die Zusammenarbeit auswirkt.

Dennoch gibt es auch Gründe, die für eine Projektfläche oder ein Büro sprechen. Die Anwesenheit von vielen Spezialisten und Entscheidern an einem zentralen Ort ermöglichen einen anderen Zugriff auf Informationen, sofern es zu unvorhergesehenen Ereignissen kommt. Auch die Infrastruktur der Unternehmensprojektflächen, kann gerade in der Anfangsphase dazu führen, dass eine verbesserte Zusammenarbeit, Kennenlernen, Planen, Erarbeiten von Lösungen und Architekturen, aber auch Coaching ermöglicht werden.

Unser Resümee

Ein guter Mix aus Homeoffice und Projektfläche wird nach der Pandemie aller Voraussicht nach die Lösung für ein gutes Projekt sein. Die Pandemie hat bewiesen, dass verteiltes Arbeiten nicht zu einem häufig behaupteten Qualitäts- und Kontrollverlust führt. Wir alle müssen umdenken, um in Deutschland nicht den Anschluss an den Rest der Welt zu verlieren, wo schon länger eine entspanntere Haltung zum Homeoffice gelebt wird. Klar ist aber auch geworden, dass ohne moderne agile Arbeitsweisen dieses sehr viel schwieriger ist und dass es neben der zu langsam laufenden digitalen Transformation auch ein Aufholen bei Arbeitsweisen gibt. Die „Agilisierung“ von Organisationen und das Durchführen einer agilen Transformation ist daher unabdingbar und geht Hand in Hand mit der digitalen Transformation, sowie der Aufrechterhaltung der Wertschöpfungskette während und nach der Pandemie.

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